Положение об обработке персональных данных
Общество с ограниченной ответственностью «БелГо Корп»
УТВЕРЖДЕНО Приказом 15.06.2023 № 166/ОСН001
г. Минск
2023
Введение
Положение об обработке персональных данных (далее – Положение) регламентирует правила обработки и обеспечения защиты персональных данных общества с ограниченной ответственностью «БелГо Корп» (далее – Общество).
Положение состоит из двух частей:
Часть 1. Правила обработки и обеспечения защиты персональных данных. Часть 1 закрепляет:
- обязанности работников Общества и иных лиц в т.ч. лиц, оказывающих услуги / выполняющих работы по гражданско-правовому договору (далее – работник Общества) в отношении защиты персональных данных,
- ответственность работников Общества за нарушение норм Положения, иных документов, определяющих политику Общества в отношении обработки персональных данных и законодательства Республики Беларусь в области защиты персональных данных.
Часть 2. Информация об обработке персональных данных Общества. Часть 2 закрепляет:
- информацию о том, как Общество обрабатывает персональные данные работников Общества, а также иных субъектов персональных данных.
Часть 1. Правила обработки и обеспечения защиты персональных данных
1. Общие положения
1.1. Положение разработано на основании Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон), Указа Президента Республики Беларусь от 28 октября 2021 г. № 422 «О мерах по совершенствованию защиты персональных данных» и иных актов законодательства Республики Беларусь.
1.2. Положение является обязательным для ознакомления и соблюдения работниками Общества, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных.
1.3. Положение подлежит пересмотру в следующих случаях:
при изменении законодательства Республики Беларусь в области защиты персональных данных;
при изменении процессов обработки персональных данных, которые отражены в Положении.
1.4. Нормы Положения распространяются на обработку персональных данных, полученных как до, так и после утверждения Положения.
1.5. Во всем, что не урегулировано Положением, но относится к его предмету, необходимо руководствоваться действующим законодательством Республики Беларусь.
2. Термины
По тексту Положения используются следующие термины:
| Блокирование персональных данных | – | прекращение доступа к персональным данным без их удаления. |
| Доступ к персональным данным | – | возможность получения информации, содержащей персональные данные, и ее использования. |
| Защита персональных данных | – | комплекс правовых, организационных и технических мер, направленных на недопущение несанкционированного или случайного доступа к персональным данным, их изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных. |
| НЦЗПД | – | Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь. |
| Обезличивание персональных данных | – | действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных. |
| Обработка персональных данных | – | любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных. |
| Оператор | – | государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных. |
| Ответственное лицо | – | лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных. |
| Персональные данные | – | любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано. |
| Предоставление персональных данных | – | действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лиц или круга лиц. |
| Распространение персональных данных | – | действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц. |
| Субъект персональных данных | – | физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных. |
| Трансграничная передача персональных данных | – | передача персональных данных на территорию иностранного государства. |
| Удаление персональных данных | – | действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных. |
| Уполномоченное лицо | – | государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация или физическое лицо, которые в соответствии с актом законодательства, решением государственного органа, являющегося оператором, либо на основании договора с Обществом осуществляют обработку персональных данных от имени Общества или в его интересах. |
| Блокирование персональных данных | – | прекращение доступа к персональным данным без их удаления. |
| Доступ к персональным данным | – | возможность получения информации, содержащей персональные данные, и ее использования. |
| Защита персональных данных | – | комплекс правовых, организационных и технических мер, направленных на недопущение несанкционированного или случайного доступа к персональным данным, их изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных. |
| НЦЗПД | – | Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь. |
| Обезличивание персональных данных | – | действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных. |
| Обработка персональных данных | – | любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных. |
| Оператор | – | государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных. |
| Ответственное лицо | – | лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных. |
| Персональные данные | – | любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано. |
| Предоставление персональных данных | – | действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лиц или круга лиц. |
| Распространение персональных данных | – | действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц. |
| Субъект персональных данных | – | физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных. |
| Трансграничная передача персональных данных | – | передача персональных данных на территорию иностранного государства. |
| Удаление персональных данных | – | действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных. |
| Уполномоченное лицо | – | государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация или физическое лицо, которые в соответствии с актом законодательства, решением государственного органа, являющегося оператором, либо на основании договора с Обществом осуществляют обработку персональных данных от имени Общества или в его интересах. |
3. Правила, которыми руководствуется Общество при обработке персональных данных
3.1. Общество осуществляет с персональными данными субъектов персональных данных следующие действия: сбор, систематизация, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, передача, предоставление, удаление.
3.2. В отношении обработки персональных данных всех субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются Обществом, Общество руководствуется следующими правилами:
3.2.1. Общество обрабатывает персональные данные в соответствии с локальными правовыми актами Общества и требованиями законодательства Республики Беларусь;
3.2.2. на всех этапах обработки персональных данных Общество обеспечивает соразмерность обработки заявленным целям и справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;
3.2.3. в каждом случае Общество имеет законное основание для обработки персональных данных: согласие субъекта персональных данных или иное основание, предусмотренное действующим законодательством в сфере защиты персональных данных, в частности статьями 6, 8, 9 Закона;
3.2.4. обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;
3.2.5. Общество следит за тем, чтобы содержание и объём обрабатываемых персональных данных соответствовали заявленным целям обработки на всех этапах обработки;
3.2.6. Общество принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых персональных данных, при необходимости – обновляет их;
3.2.7. Общество хранит персональные данные в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных;
3.2.8. Общество обеспечивает прозрачный характер обработки персональных данных путем разработки данного Положения, иных документов, определяющих политику Общества в отношении обработки персональных данных, предоставления иной информации об обработке персональных данных по запросу субъекта персональных данных.
4. Получение согласия субъекта персональных данных
4.1. Работник Общества, который осуществляет обработку персональных данных, должен обеспечить получение согласия соответствующего субъекта персональных данных перед началом обработки его персональных данных в письменной, электронной или иной форме (в переписке по электронной почте, в мессенджере, иным образом), если отсутствует иное законное основание для их обработки.
4.2. До получения согласия, независимо от формы его получения, работник Общества должен довести до субъекта персональных данных следующую информацию:
1) наименование и место нахождения Общества;
2) цели обработки персональных данных;
3) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
4) срок, на который дается согласие;
5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Обществом способов обработки персональных данных;
6) информацию об уполномоченных лицах в случае, если обработка персональных данных будет осуществляться такими лицами;
7) иную информацию, необходимую для обеспечения прозрачности процесса обработки персональных данных;
8) отдельно, простым и ясным языком – информацию о правах субъекта персональных данных, связанных с обработкой персональных данных, механизм реализации таких прав, а также последствия дачи согласия или отказа в даче такого согласия.
4.3. Форма предоставления такой информации, указанной в п. 4.2 Положения, должна совпадать с формой дачи согласия субъекта персональных данных.
4.4. Работник Общества, получивший согласие субъекта персональных данных, должен обеспечить сохранение доказательств получения согласия путем сохранения бумажных документов, скриншота согласия, полученного в электронной форме, иными способами, например, иметь возможность выгрузить отчет, подтверждающий получение согласия субъекта на обработку данных.
4.5. Если такой работник Общества не является ответственным лицом, он должен передать доказательства получения согласия в течение 1 рабочего дня с даты его получения ответственному лицу.
4.6. Ответственное лицо обеспечивает хранение доказательств получения согласий субъектов персональных данных в форме, позволяющей Обществу доказать факт получения согласия. Сроки хранения документов, подтверждающих получение согласий субъектов персональных данных установлены законодательством Республики Беларусь.
4.7. В случае изменения первоначально заявленных целей обработки персональных данных Общество повторно запрашивает согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в соответствии с изменёнными целями обработки при отсутствии иных оснований для такой обработки, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.
5. Изменение существующих процессов обработки персональных данных
5.1. В случае принятия решения об изменении существующих процессов обработки персональных данных (к примеру, изменение изначально заявленных целей обработки персональных данных, привлечение нового уполномоченного лица, продление установленных сроков хранения персональных данных и иное), работник Общества – инициатор такого изменения должен перед внедрением такого изменения согласовать его с ответственным лицом.
5.2. Общество в лице ответственного лица перед внедрением любого изменения в процессы обработки персональных данных должно провести анализ соответствия рассматриваемого изменения требованиям законодательства. В частности, ответственное лицо должно убедиться, что новый процесс обработки персональных данных будет соответствовать правилам, установленным в разделе 3 Положения.
5.3. В случае, если ответственное лицо пришло к выводу о соответствии рассматриваемого изменения требованиям законодательства, в частности правилам, установленным в разделе 3 Положения, ответственное лицо формирует перечень действий, которые необходимо предпринять перед внедрением такого изменения и для его внедрения.
5.4. Перечень действий может включать внесение изменений в Положение, иные документы Общества, определяющие политику Общества в отношении обработки персональных данных, разработку проекта согласия субъекта персональных данных, подготовку инструкций для работников Общества по получению надлежащего согласия субъекта персональных данных и иное.
5.5. Изменения в процессы обработки персональных данных вступают в силу только после совершения всех запланированных ответственным лицом действий или в иную дату на усмотрение ответственного лица.
6. Хранение и удаление персональных данных
6.1. Общество хранит персональные данные в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
6.2. Сроки хранения персональных данных, установленные Обществом, закреплены документах, определяющих политику Общества в отношении обработки персональных данных, и поддерживаются в актуальном состоянии.
6.3. При истечении установленного срока хранения персональных данных Общество прекращает обработку персональных данных.
6.4. Общество также прекращает обработку персональных данных в случае получения заявления субъекта персональных данных о прекращении обработки его персональных данных и (или) удаления его персональных данных, отзыва согласия субъекта персональных данных.
6.5. Общество вправе в любом случае продолжить обработку персональных данных (в частности, отказать субъекту персональных данных в исполнении его заявления) при наличии у Общества иных оснований для такой обработки, предусмотренных законодательством. Например, Общество может отказать работнику Общества в исполнении его заявления о прекращении обработки его персональных данных и (или) удалении его персональных данных, если Общество обязано хранить такие персональные данные в течение срока, установленного законодательством.
7. Порядок реагирования в случае нарушения систем защиты персональных данных
7.1. Нарушением систем защиты персональных данных для целей Положения считается случайное или незаконное уничтожение, потеря, изменение персональных данных, несанкционированное распространение или предоставление персональных данных.
7.2. Если работник Общества имеет основания полагать, что произошло нарушение систем защиты персональных данных, он должен письменно ответственное лицо об этом в течение 3 часов с момента, когда у работника Общества возникли соответствующие подозрения. В своем уведомлении работник Общества должен четко указать на наличие подозрений нарушения систем защиты персональных данных.
7.3. Работник Общества должен убедиться, что ответственное лицо подтвердило получение информации по телефону, электронной почте, в мессенджере или физически.
7.4. Работнику Общества не следует пытаться расследовать этот вопрос самостоятельно, если такое расследование может затянуть сроки реагирования Обществом или навредить ситуации. При этом, если работник Общества может пресечь нарушение, он обязан предпринять попытки по такому пресечению.
7.5. Ответственное лицо должно в течение 1 часа с момента получения информации проинформировать исполнительный орган Общества.
7.6. Исполнительный орган Общества совместно с ответственным лицом должны незамедлительно разработать план действий по расследованию факта возможного нарушения систем защиты персональных данных.
7.7. В случае подтверждения факта нарушения систем защиты персональных данных ответственное лицо уведомляет НЦЗПД о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее 3 рабочих дней после того, как Обществу стало известно о таких нарушениях, за исключением случаев, предусмотренных НЦЗПД.
8. Обязанности работников Общества, имеющих доступ к персональным данным
8.1. Работники Общества, имеющие доступ к персональным данным, обязаны:
1) осуществлять контроль за соответствием срока обработки персональных данных заявленным целям, прекращать обработку персональных данных, в том числе тех, которые хранятся на компьютере, телефоне, в облачных сервисах, в переписках и так далее, а также обеспечивать их удаление или блокирование при отсутствии правовых оснований для обработки персональных данных;
2) получать в необходимых случаях согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных;
3) предоставлять и распространять персональные данные только при наличии соответствующего правового основания;
4) обеспечивать хранение информации и носителей, содержащих персональные данные, образом, исключающим доступ к ней третьих лиц;
5) не использовать персональные данные в личных целях, вне рамок выполнения трудовых обязанностей;
6) принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых персональных данных, при необходимости вносить изменения в персональные данные, которые являются неполными, устаревшими или неточными, за исключением случаев, когда иной порядок актуализации персональных данных установлен законодательными актами либо если цели обработки персональных данных не предполагают изменение таких данных в последующем;
7) не разглашать ставшие известными работнику Общества коды, пароли, ключи доступа, средства дешифровки и другую подобную информацию, связанную с защитой персональных данных;
8) не пересылать персональные данные или носители, содержащие персональные данные, через личные мессенджеры, личную почту, по незащищенным каналам связи;
9) информировать ответственное лицо в случае нарушения систем защиты персональных данных в течение 3 часов с момента, когда работнику Общества стало об этом известно;
10) информировать ответственное лицо о любых иных нештатных ситуациях, связанных с обработкой персональных данных, в течение 3 часов с момента, когда работнику Общества стало об этом известно;
11) при выявлении работником Общества нарушений при обработке персональных данных со стороны другого лица, по возможности пресекать совершение такого нарушения;
12) при возникновении при обработке персональных данных спорных вопросов привлекать ответственное лицо;
13) выполнять иные обязанности по защите персональных данных, возложенные на работника Общества локальными правовыми актами Общества и законодательством.
9. Поручение обработки и передача персональных данных
9.1. Если Общество как оператор поручает обработку персональных данных уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора, положения такого договора должны закреплять условия об обработке персональных данных, перечень которых установлен законодательством.
9.2. При привлечении Обществом для обработки персональных данных уполномоченных лиц, такие лица вправе совершать с персональными данными в каждом конкретном случае действия, указанные в договоре между Обществом и уполномоченным лицом.
9.3. Ответственное лицо проводит оценку рисков привлечения уполномоченного лица в каждом конкретном случае.
9.4. В рамках оценки рисков ответственное лицо анализирует меры, предпринимаемые уполномоченным лицом для защиты персональных данных (в частности, изучает документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных уполномоченного лица), при необходимости задает уполномоченному лицу вопросы в отношении обработки им персональных данных, анализирует информацию в публичном доступе (статьи в СМИ, иных источниках об утечках персональных данных, произошедших у уполномоченного лица, иные негативные факты, которые могут повлиять на защиту персональных данных, обработку которых Общество поручает уполномоченному лицу).
9.5. По результатам проведенной оценки ответственное лицо информирует соответствующего работника Общества о возможности привлечения такого уполномоченного лица.
9.6. Ответственное лицо участвует при согласовании условий каждого договора с уполномоченным лицом.
9.7. В случае, если Общество намеревается осуществить трансграничную передачу персональных данных на территорию иностранных государств, не обеспечивающих надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, ответственное лицо обязано до такой передачи провести анализ рисков, связанных с такой передачей.
9.8. Если до осуществления трансграничной передачи Общество должно предпринять определенные действия (к примеру, получить согласие субъекта персональных данных), то ответственное лицо организует процесс по осуществлению таких действий.
9.9. Трансграничная передача персональных данных возможна в случаях, когда ответственное лицо пришло к выводу о возможности обеспечения сохранности персональных данных после такой передачи, и при наличии законных оснований.
9.10. Общество может передавать персональные данные третьим лицам без соблюдения вышеописанного порядка в случаях, когда Общество обязано передать такие персональные данные в силу требования законодательства.
10. Внутренний доступ к персональным данным
10.1. Получение работником Общества доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе) возможно только при соблюдении следующих условий:
10.2. работник должен быть под подпись ознакомлен с Положением об обработке персональных данных Общества и
10.3. работник должен пройти обучение по вопросам защиты персональных данных.
10.4. Работник получает доступ к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе) исключительно в той мере, в которой это необходимо для выполнения им своих трудовых обязанностей.
10.5. Доступ к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе) может предоставляться также иным лицам.
10.6. Получая доступ к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе), работники и иные лица принимают на себя ответственность за обеспечение конфиденциальности и сохранности персональных данных, и выполнение иных обязательств, возложенных на них в связи с получением доступа к персональным данным, Положением, договором, иными локальными правовыми актами Общества и применимым законодательством.
11. Права субъектов персональных данных
11.1. Субъекты персональных данных могут направлять Обществу запросы для реализации следующих прав:
1) Право на получение информации, касающейся обработки персональных данных: субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей:
- наименование и место нахождения Общества;
- подтверждение факта обработки персональных данных Обществом;
- персональные данные субъекта и источник их получения;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- срок, на который дано согласие субъекта;
- наименование и место нахождения уполномоченного лица, если обработка персональных данных поручена такому лицу;
- иную информацию, предусмотренную законодательством.
2) Право на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам: субъект персональных данных вправе получать от Общества информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом и иными законодательными актами.
3) Право на внесение изменений в свои персональные данные: субъект персональных данных вправе требовать от Общества внести изменения в свои персональные данные в случае, если они являются неполными, устаревшими или неточными.
4) Право требовать прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления: субъект персональных данных вправе требовать от Общества бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных.
5) Право на отзыв согласия субъекта персональных данных: субъект персональных данных вправе в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие на обработку персональных данных.
11.2. Субъекты персональных данных вправе обжаловать действия (бездействие) и решения Общества в НЦЗПД.
11.3. Для реализации одного или нескольких прав субъект персональных данных может направить Обществу соответствующее заявление в письменной форме либо в виде электронного документа. Право на отзыв согласия субъект персональных данных может реализовать путём направления соответствующего заявления в письменной форме, либо в виде электронного документа, либо в форме, посредством которой было получено согласие.
11.4. Заявление субъекта персональных данных должно содержать:
- фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных;
- адрес места жительства (места пребывания) субъекта персональных данных;
- дату рождения субъекта персональных данных;
- суть требований;
- идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
- личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.
12. Предоставление доступа к Положению
12.1. В целях обеспечения прозрачного характера обработки персональных данных ответственное лицо по требованию субъекта персональных данных предоставляет такому лицу доступ к Положению, а также иной информации об обработке персональных данных Обществом.
12.2. При этом ответственное лицо может исключить из предоставляемой версии Положения информацию, которая является конфиденциальной, в случаях, когда непредставление такой информации не противоречит законодательству.
13. Ответственность
13.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
Часть 2. Информация об обработке персональных данных Обществом
1. Категории субъектов персональных данных. Перечень обрабатываемых Обществом персональных данных
1.1. Общество осуществляет обработку персональных данных следующих субъектов персональных данных:
1) работники Общества;
2) родственники (члены семей) работников Общества;
3) лица, оказывающие услуги / выполняющие работы по гражданско-правовому договору;
4) кандидаты, в т.ч. соискатели и члены их семей;
5) контрагенты;
6) практиканты;
7) заявители (лица, обратившиеся с запросом, подавшие (подающие) обращения в Общество);
8) аффилированные лица Общества;
9) участники Общества;
10) лица, имеющие право на участие в общем собрании участников Общества;
11) пользователи сервисов «Яндекс Go», сайта (сайтов) Общества.
1.2. Положение содержит информацию об обработке персональных данных следующих субъектов персональных данных:
1) работники Общества;
2) родственники (члены семей) работников Общества;
3) лица, оказывающие услуги / выполняющие работы по гражданско-правовому договору;
4) кандидаты, в т.ч. соискатели и члены их семей;
5) контрагенты;
6) практиканты;
7) заявители (лица, обратившиеся с запросом, подавшие (подающие) обращения в Общество);
8) аффилированные лица Общества;
9) участники Общества;
10) лица, имеющие право на участие в общем собрании участников Общества;
1.3. Информация об обработке персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подп. 1.1 части 2 Положения, включая перечень обрабатываемых Обществом персональных данных, основания для обработки персональных данных, в т.ч. для трансграничной передачи персональных данных, содержится в приложении к Положению.
Информация об обработке персональных данных иных субъектов персональных данных, обработку персональных данных которых осуществляет Общество, содержится в отдельном документе, в том числе, в уведомлении о конфиденциальности для пользователей приложения «Яндекс Go», веб-сайта: https://taxi.yandex.by, а также в уведомлении о конфиденциальности лиц, оказывающих услуги пользователям, в том числе водителей и доставщиков, определяющим политику обработки персональных данных указанных субъектов.
Приложение
к Положению об обработке персональных данных ООО «БелГо Корп»
| №/ пп | Цель обработки персональных данных | Перечень обрабатываемых персональных данных | Правовые основания обработки персональных данных / правовые основания трансграничной передачи персональных данных | Срок хранения персональных данных | Трансграничная передача персональных данных |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. Работники Общества | |||||
| 1.1. | Формирование, ведение и хранение личных дел работников | В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 | абз. 8 ст. 6 Закона¹ | После увольнения – 55 лет (п. 673 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №140 «О перечне типовых документов» (далее – Перечень)) | Не передаются |
| 1.2. | Ведение трудовых книжек | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» | абз. 8 ст. 6 Закона (постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. №40 «О трудовых книжках») | Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования, невостребованные – 50 лет) (п. 681 Перечня); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет (п. 683 Перечня) | Не передаются |
| 1.3. | Ведение учета фактически отработанного времени | Фамилия, имя, отчество либо инициалы; занимаемая должность; сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 133 Трудового кодекса Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (далее – ТК)) | Документы об учете рабочего времени – 3 года; журналы учета рабочего времени, табели использования рабочего времени – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась (п.п. 487-489 Перечня) | Передаются |
| 1.4. | Выплата заработной платы | Паспортные данные; сведения о трудовой деятельности; сведения о заработной плате; банковские данные | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 4 ч. 1 ст. 55 ТК) | Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы – 55 лет (п. 204 Перечня); расчетно-платежные ведомости по заработной плате, списки работников на перечисление заработной платы и других выплат на счета в банк – 3 года, при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются. В стране учреждения ООО «Яндекс.Такси» (Российская Федерация) обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных². |
| 1.5. | Командирование | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; паспортные данные; сведения о проездных документах, бронировании гостиниц; иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 94 –95 ТК) | 3 года при служебных командировках за границу –10 лет (п.п. 697, 700, 701 Перечня) | Передаются |
| 1.6. | Ведение внутренней системы контактов | Фамилия, имя; занимаемая должность; номер служебного телефона; номер телефона для экстренной связи; информация о технике, которая выдана работнику для осуществления трудовой деятельности. По своему желанию работник может дополнительно указать: аккаунт в социальной сети Telegram для связи; фотографию; места учебы; дата рождения; марка автомобиля и номер; размер футболки. | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | В течение срока трудовых отношений. Страница во внутренней системе контактов перестает быть активной на следующий рабочий день после увольнения работника. | Передаются |
| 1.7. | Применение мер поощрения | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; иные сведения, послужившие основанием для поощрения | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 196 ТК) | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 209 Перечня) | Передаются |
| 1.8. | Оказание материальной помощи | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; иные сведения, послужившие основанием для выплаты материальной помощи | абз. 8 ст. 6 Закона | Приказы об оказании материальной помощи – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 21.4 Перечня) | Передаются |
| 1.9. | Рассмотрение индивидуальных трудовых споров | Фамилия, имя, отчество; сведения о трудовой деятельности в Обществе; иные сведения, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 235 ТК) | 5 лет после урегулирования спора (п. 495 Перечня) | Не передаются |
| 1.10. | Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника | абз. 8 ст. 6 Закона (главы 14, 37 ТК) | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 21.4 Перечня) | Не передаются |
| 1.11. | Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность работника; иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК, абз. 5 ст. 48 Кодекса Республики Беларусь об образовании от 13 января 2011 г. № 243-З) | В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации) | Передаются |
| 1.12. | Удержание и выплата алиментов | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; сведения о заработной плате; иные сведения, необходимые для произведения удержания, выплат алиментов | абз. 16 ст. 6 Закона³ или абз. 20 ст. 6 Закона⁴ (ч. 1 ст. 105 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье от 9 июля 1999 г. № 278-З, ч. 3 ст. 106 Закона Республики Беларусь от 24 октября 2016 г. № 439-З «Об исполнительном производстве», ч. 1 п. 84 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 апреля 2017 г. № 67 «Об утверждении Инструкции по исполнительному производству») | 3 года при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 1.13. | Возмещение расходов по содержанию детей, помещенных на государственное обеспечение | Фамилия, имя, отчество работника; занимаемая должность; сведения о заработной плате; данные для возмещения расходов (банковские реквизиты для банковского перевода); иные сведения, необходимые для возмещения расходов на государственное обеспечение
| абз. 16 ст. 6 Закона или абз. 20 ст. 6 Закона (п. 8, ч. 2 п. 9 Декрета Президента Республики Беларусь от 24 ноября 2006 г. № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях») | 3 года при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 1.14. | Предоставление трудовых и социальных отпусков | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; даты отпуска; вид отпуска; иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 12 ТК) | Графики трудовых отпусков –1 год (п. 702 Перечня); заявления о предоставлении отпуска – 3 года (п. 679 Перечня); заявления о предоставлении отпусков обучающимся – 55 лет (п. 923 Перечня); приказы о предоставлении трудовых отпусков и отзыве из трудового отпуска – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 21.4 Перечня); приказов о предоставлении социальных отпусков – 55 лет (п. 21.3 Перечня) | Передаются |
| 1.15. | Предоставление налоговых вычетов | Сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих основание для предоставления налогового вычета | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 209, 210, 211 Налогового кодекса Республики Беларусь (Особенная часть) от 29 декабря 2009 г. № 71-З) | Документы о вычетах при удержании подоходного налога – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 226 Перечня) | Передаются |
| 1.16. | Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку | Паспортные данные; занимаемая должность | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 2201 ТК) | 5 лет (п. 986 Перечня) | Передаются |
| 1.17. | Прохождение иного обучения, курсов | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; контактные данные; адрес электронной почты; иные данные, необходимые для заключения договора с соответствующей организацией, проводящей обучение | ст. 5 Закона (согласие) или абз. 16 ст. 6 Закона – при наличии соответствующего заявления работника на прохождение обучающих курсов, подписанного работником или абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 4 ч. 1 ст. 19 Закона Республики Беларусь от 23 июня 2008 г. № 356-З «Об охране труда», п.п. 58, 59 Декрета Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства», ч. 1 п. 15 Инструкции о порядке подготовки работников по вопросам пожарной безопасности и проверки их знаний в данной сфере, утв. постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 21 декабря 2021 г. № 82 «Об обеспечении пожарной безопасности») | 5 лет – для прохождения обучения по вопросам охраны труда (п. 572 Перечня); 5 лет – для прохождения противопожарных тренировок работников (п. 1152 Перечня); документы по прохождению иных курсов и обучения – в течение срока действия договора с соответствующей организацией, проводящей обучение | Передаются |
| 1.18. | Обеспечение участия в конференциях, семинарах и иных мероприятиях | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; контактные данные | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после проведения мероприятия | Передаются |
| 1.19. | Обеспечение участия в корпоративных мероприятиях | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после проведения корпоративного мероприятия | Не передаются |
| 1.20. | Предоставление подарков на праздничные дни, иные мероприятия, проводимые Обществом, в т.ч. оформление доставки подарков на такие мероприятия | Фамилия, имя, отчество; адрес проживания | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после предоставления подарков | Передаются |
| 1.21. | Аттестация работников | В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784 | абз. 8 ст. 6 Закона (Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784) | Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет (п. 705 Перечня), аттестационные листы, характеристики – в течение срока хранения личного дела работника | Не передаются |
| 1.22. | Изменение и прекращение трудового договора, контракта | Фамилия, имя, отчество; сведения о трудовой деятельности; сведения о семейном положении; сведения об образовании; объяснительные и докладные записки; иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора | абз. 8 ст. 6 Закона (главы 3, 4, 9 и 12 ТК) | Трудовые договоры, контракты – 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (п. 676 Перечня); журналы регистрации трудовых договоров, контрактов – 3 года (п. 677 Перечня); приказы о продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма – 55 лет (п. 21.3 Перечня) | Передаются |
| 1.23. | Ведение воинского учета | В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 «Об установлении форм документов воинского учета» | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. №1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе») | Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.) – 5 лет (п. 691 Перечня) Личные карточки – 3 года после увольнения или достижения работником предельного возраста состояния в запасе или признания работника негодными к военной службе по состоянию здоровья (п. 696 Перечня) | Не передаются |
| 1.24. | Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц | В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета» | абз. 8 ст. 6 Закона (постановление Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета») | 5 лет (п. 640.2 Перечня) | Не передаются |
| 1.25. | Оформление документов, необходимых для назначения пенсии | В соответствии со ст. 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» | абз. 8 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII «О пенсионном обеспечении») | До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение | Не передаются |
| 1.26. | Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | Паспортные данные; сведения о трудовой деятельности | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 224 ТК; глава 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530) | 5 лет (п. 532.2 Перечня) | Не передаются |
| 1.27. | Расследование несчастных случаев на производстве | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 6 ч. 1 ст. 55 ТК) | Документы об авариях об авариях, несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки и др.) – 45 лет (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) - постоянно) (п. 532.1 Перечня) Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 лет (п. 533 Перечня) Журналы регистрации несчастных случаев – 45 лет после окончания ведения (п. 590 Перечня) | Не передаются |
| 1.28. | Автоматизация рабочих процессов, в т.ч. обеспечение внутренней коммуникации между работниками и иными лицами | Фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты; занимаемая должность | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | 1 год после увольнения работника | Передаются |
| 1.29. | Обеспечение коммуникации работников и иных лиц через корпоративную почту | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; адрес электронной почты | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | 1 год после увольнения работника | Передаются |
| 1.30. | Ведение единой системы кадрового учета и документооборота | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; адрес электронной почты; номер телефона | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | 1 год после увольнения работника | Передаются |
| 1.31. | Выдача доверенности на представление Общества в отношении с третьими лицами | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; паспортные данные; иные сведения необходимые для указания в доверенности | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 49, п. 5 ст.186 Гражданского кодекса Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-З (далее – ГК)) | В соответствии с Перечнем в зависимости от целей выдачи доверенности (совершение сделок, представительство интересов Общества и т.д.) | Передаются |
| 1.32. | Оформление добровольного страхования медицинских расходов | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; занимаемая должность; адрес проживания; контактные данные |
абз. 16 ст. 6 Закона –при наличии соответствующего заявления работника на оформление договора добровольного медицинского страхования | В течение срока действия договора страхования медицинских расходов | Передаются |
| 1.33. | Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц, имущества Общества от противоправных посягательств | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь») | 30 дней | Не передаются |
| 2. Родственники (члены семей) работников Общества | |||||
| 2.1. | Формирование, ведение и хранение личных дел работников | В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 | абз. 8 ст. 6 Закона | После увольнения работника – 55 лет (п. 673 Перечня) | Не передаются |
| 2.2. | Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с трудовым законодательством | Фамилия, имя, отчество родственника работника; степень родства с работником; иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсаций | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК) | В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации) | Передаются |
| 2.3. | Удержание и выплата алиментов | Фамилия, имя, отчество ребёнка, на которого удерживаются алименты; возраст/год рождения ребенка, на которого удерживаются алименты; фамилия, имя, отчество лица, которому выплачиваются алименты; данные для произведения выплат лицу, которому выплачиваются алименты (банковские реквизиты для банковского перевода или адрес пребывания для почтового перевода); иные сведения, необходимые для произведения удержания, выплат алиментов | абз. 16 ст. 6 Закона или абз. 20 ст. 6 Закона (ч.1 ст.105 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье от 9 июля 1999 г. № 278-З, ч. 3 ст.106 Закона от 24 октября 2016 г. № 439-З «Об исполнительном производстве», ч.1 п. 84 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 апреля 2017 г. № 67 «Об утверждении Инструкции по исполнительному производству») | 3 года при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 2.4. | Возмещение расходов по содержанию детей, помещенных на государственное обеспечение | Фамилия, имя, отчество ребенка, помещённого на государственное обеспечение; возраст/год рождения ребенка, помещённого на государственное обеспечение; данные для возмещения расходов (банковские реквизиты для банковского перевода); иные сведения, необходимые для возмещения расходов на государственное обеспечение | абз. 16 ст. 6 Закона или абз. 20 ст. 6 Закона (п. 8, ч. 2 п. 9 Декрета Президента Республики Беларусь от 24 ноября 2006 г. № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях») | 3 года при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 2.5. | Предоставление трудовых и социальных отпусков | Сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 12 ТК) | Графики трудовых отпусков –1 год (п. 702 Перечня); заявления о предоставлении отпуска – 3 года (п. 679 Перечня); заявления о предоставлении отпусков обучающимся – 55 лет (п. 923 Перечня); приказы о предоставлении трудовых отпусков и отзыве из трудового отпуска – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 21.4 Перечня); приказов о предоставлении социальных отпусков – 55 лет (п. 21.3 Перечня) | Передаются |
| 2.6. | Предоставление налоговых вычетов | Сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих основание для предоставления налогового вычета | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 209, 210, 211 Налогового кодекса Республики Беларусь (Особенная часть) от 29 декабря 2009 г. № 71-З) | Документы о вычетах при удержании подоходного налога – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 226 Перечня) | Передаются |
| 2.7. | Ведение воинского учета | В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 «Об установлении форм документов воинского учета» | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. №1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе») | Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.) – 5 лет (п. 691 Перечня) Личные карточки – 3 года после увольнения или достижения работником предельного возраста состояния в запасе или признания работника негодными к военной службе по состоянию здоровья (п. 696 Перечня)
| Не передаются |
| 2.8. | Оформление добровольного страхования медицинских расходов | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; адрес проживания; контактные данные | ст. 5 Закона (согласие) или абз. 16 ст. 6 Закона – при наличии соответствующего заявления родственника на оформление договора добровольного медицинского страхования | В течение срока действия договора страхования медицинских расходов | Передаются |
| 2.9. | Ведение единой системы кадрового учета и документооборота | Фамилия, имя, отчество; степень родства с работником | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | 1 год после увольнения работника | Не передаются |
| 2.10. | Обеспечение участия родственников (членов семьи) работника в корпоративных мероприятиях | Фамилия, имя, отчество; степень родства с работником. | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после проведения корпоративного мероприятия | Не передаются |
| 2.11. | Предоставление подарков на праздничные дни, иные мероприятия, проводимые Обществом, в т.ч. оформление доставки подарков на такие мероприятия | Фамилия, имя, отчество; степень родства с работником. | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после предоставления подарков | Не передаются |
| 3. Лица, оказывающие услуги / выполняющие работы в Обществе по гражданско-правовому договору | |||||
| 3.1. | Заключение гражданско-правового договора | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; перечень (состав) работ, банковские данные; иные данные, необходимые для заключения гражданско-правового договора | абз. 15 ст. 6 Закона⁵ | Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним – 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта (п. 70 Перечня) | Передаются |
| 3.2. | Выплата сумм за выполнение работ (оказание услуг), подлежащих по гражданско-правовому договору | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; сведения о сумме, подлежащей выплате; банковские данные | абз. 15 ст. 6 Закона | 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 3.3. | Проведение инструктажа, при необходимости – проверки знаний лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности либо требование предоставление документов, подтверждающих прохождение ими подготовки (обучения), инструктажа, медицинского осмотра, если это необходимо для выполнения соответствующих видов работ | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; сведения, содержащиеся в предоставленных лицом документах, иные необходимые сведения в соответствии с видом работ (услуг) | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 3 подп. 1.3 Указа Президента Республики Беларусь от 6 июля 2005 г. № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» (далее – Указ № 314)) | 5 лет (п. 986 Перечня) | Не передаются |
| 3.4. | Изменение и прекращение гражданско-правового договора | Фамилия, имя, отчество; сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения гражданско-правового договора | абз. 15 ст. 6 Закона | Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним – 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта (п. 70 Перечня) | Передаются |
| 3.5. | Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц | В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета» | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 3 подп. 1.1 Указа № 314, постановление Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета») | 5 лет (п. 640.2 Перечня) | Не передаются |
| 3.6. | Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 7 подп. 1.1 Указа № 314, глава 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530) | 5 лет (п. 532.2 Перечня) | Не передаются |
| 3.7. | Расследование несчастных случаев на производстве | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 6 подп. 1.3 Указа № 314) | Документы об авариях об авариях, несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки и др.) – 45 лет (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) - постоянно) (п. 532.1 Перечня) Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 лет (п. 533 Перечня) Журналы регистрации несчастных случаев – 45 лет после окончания ведения (п. 590 Перечня) | Не передаются |
| 3.8. | Автоматизация рабочих процессов в т.ч. обеспечение внутренней коммуникации с работниками и иными лицами | Фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты; перечень (состав) работ | абз. 15 ст. 6 Закона | 1 год после прекращения гражданско-правового договора | Передаются |
| 3.9. | Обеспечение коммуникации с работниками и иными лицами через корпоративную почту | Фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты | абз. 15 ст. 6 Закона | 1 год после прекращения гражданско-правового договора | Передаются |
| 3.10. | Ведение единой системы документооборота | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; перечень (состав) работ, банковские данные; адрес электронной почты; контактный номер телефона; иные данные, полученные при заключении гражданско-правового договора | абз. 15 ст. 6 Закона | 1 год после прекращения гражданско-правового договора | Передаются |
| 3.11. | Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц, имущества Общества от противоправных посягательств | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь») | 30 дней | Не передаются |
| 4. Кандидаты, в т.ч. в т.ч. соискатели и члены их семей | |||||
| 4.1. | Рассмотрение заявки кандидата на занятие вакантной должности, организация и проведения собеседования с кандидатом | Фамилия, имя, отчество; контактный номер телефона; адрес электронной почты; место проживания; год рождения; сведения об образовании и опыте работы; общедоступные персональные данные (к примеру, размещенные в социальной сети LinkedIn); иные данные, предоставляемые кандидатом, в том числе в сопутствующей переписке | ст. 5 Закона (согласие) или абз. 16 ст. 8 Закона – при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном Обществу и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа или абз. 19 ст. 8 Закона⁶ – при обработке распространённых ранее персональных данных | При принятии на работу – 1 месяц с даты оформления трудовых отношений; документы лиц, не принятых на работу – 1 год (п. 680 Перечня) | Передаются |
| 4.2. | Оформление (приём) на работу | В соответствии со ст. 26 ТК и иными законодательными актами для оформления на работу | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 26 ТК; п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 мая 2014 г. № 5; иные законодательные акты) | После увольнения – 55 лет (п. 673 Перечня) | Передаются |
| 4.3. | Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц, имущества Общества от противоправных посягательств | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республике Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь») | 30 дней | Не передаются |
| 5. Практиканты | |||||
| 5.1. | Оформление и обеспечение прохождения практики в Обществе | Фамилия, имя, отчество; адрес регистрации; контактные данные; сведения об учреждении образования, в котором обучается практикант; иные сведения, необходимые для обеспечения прохождения практики в Обществе | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 4 п. 17 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 3 июня.2010 г. № 860 «Об утверждении Положения о практике студентов, курсантов, слушателей») | Договор об организации производственной практики – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 931 Перечня); документы о прохождении преддипломной практики (характеристики, отзывы и пр.) – 3 года (п. 937 Перечня) | Не передаются |
| 5.2. | Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц, имущества Общества от противоправных посягательств | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь») | 30 дней | Не передаются |
| 6. Заявители (лица, обратившихся с запросом, подавшие (подающие) обращения в Общество) | |||||
| 6.1. | Рассмотрение замечаний и предложений, вносимых в книгу замечаний и предложений, подготовка и направление ответа на замечание и (или) предложение заявителя | Фамилия, имя, отчество; адрес места жительства (места пребывания); контактный телефон; суть обращения; иные сведения, указанные в обращении | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 9, 12, 28 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») | 5 лет с даты последнего обращения; 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений (п. 89, 91 Перечня) | Не передаются |
| 6.2. | Рассмотрение письменного (иного, нежели замечание или предложение, вносимое в книгу замечаний и предложений) или устного обращения заявителя-физического лица | Фамилия, имя, отчество; адрес места жительства (места пребывания); личная подпись – при подаче заявителем письменного обращения контактный телефон, суть обращения, иные сведения, указанные в обращении, сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих полномочия представителя, – при подаче заявления представителем заявителя | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 9, 12, 28 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») | 5 лет ЭПК⁷ с даты последнего обращения; Предложения по улучшению деятельности Общества – постоянно (п. 85 Перечня) | Передаются |
| 6.3. | Рассмотрение письменного (иного, нежели замечание или предложение, вносимое в книгу замечаний и предложений) или устного обращения заявителя, подающего обращение от юридического лица | Фамилия, имя, отчество (полностью либо инициалы руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения); личная подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения – при подаче заявителем письменного обращения; иные сведения, включенные в обращение заявителем; сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих полномочия представителя, – при подаче заявления представителем заявителя | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 9, 12, 28 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») | 5 лет ЭПК с даты последнего обращения; предложения по улучшению деятельности Общества – постоянно (п. 85 Перечня) | Передаются |
| 6.4. | Осуществление административных процедур | В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 14 и 15 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур») | 5 лет (п. 100, 101, 104 Перечня) | Передаются |
| 7. Контрагенты Общества | |||||
| 7.1. | Направление, получение и обсуждение предложений о сотрудничестве | Контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты); иные сведения, указанные контрагентом в сопутствующей переписке | абз. 15 ст. 6 Закона – при ведении коммуникации с контрагентом-физическим лицом и индивидуальным предпринимателем или абз. 20 ст. 6 Закона – при ведении коммуникации с представителями контрагента – юридического лица (ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК) | Переписка о заключении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 70, 71 Перечня); если договор не подписывался – 1 год с даты последнего сообщения в рамках переписки с контрагентом | Передаются |
| 7.2. | Ведение коммуникации в рамках подписываемых/подписанных между Обществом и контрагентом договоров | Фамилия, имя, отчество; контактные данные; должность; иные сведения, указанные контрагентом в сопутствующей переписке | абз. 15 ст. 6 Закона – при ведении коммуникации с контрагентом-физическим лицом и индивидуальным предпринимателем или абз. 20 ст. 6 Закона – при ведении коммуникации с представителями контрагента – юридического лица (ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК) | Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 70, 71 Перечня) | Передаются |
| 7.3. | Заключение, изменение, исполнение, расторжение договора | Фамилия, имя, отчество контрагента-физического лица, представителя и (или) работника контрагента-юридического лица или индивидуального предпринимателя; данные документа, удостоверяющего личность лица, подписывающего договор (для контрагентов-физических лиц и индивидуальных предпринимателей); адрес регистрации, контактные данные; банковские реквизиты; информация о налоговом резидентстве; документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора и иных документов от имени контрагента; иные данные, предоставляемые контрагентом для заключения договора и в рамках его исполнения | абз. 15 ст. 6 Закона – при заключении, изменении, исполнении, расторжении договора с контрагентом-физическим лицом и индивидуальным предпринимателем или абз. 20 ст. 6 Закона – при заключении, изменении, исполнении, расторжении договора с представителями контрагента – юридического лица (ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК) | Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним – 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта (п. 70 Перечня) |
Передаются |
| 7.4. | Ведение единой системы документооборота | Фамилия, имя, отчество; адрес регистрации – для индивидуального предпринимателя; фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; адрес регистрации (проживания); паспортные данные | абз. 15 ст. 6 Закона – при ведении документооборота в отношении контрагентов-физических лиц и индивидуальных предпринимателей или абз. 20 ст. 6 Закона – при ведении документооборота в отношении представителей контрагента – юридического лица (ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК) | 1 год после прекращения договора
| Передаются |
| 8. Аффилированные лица Общества | |||||
| 8.1. | Определение круга аффилированных лиц, ведение учета аффилированных лиц, ведение списка аффилированных лиц | Фамилия, имя, отчество; основание (основания), в силу которых лицо признается аффилированным; доля аффилированного лица в уставном фонде Общества | абз. 20 ст. 6 Закона (ч. 3 ст. 56 Закона № 2020-XII) | 5 лет с момента получения данных | Передаются |
| 8.2. | Направление уведомлений, предоставление информации из списка аффилированных лиц по запросу аффилированного лица | Фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и (или) адрес электронной почты | абз. 20 ст. 6 Закона (ч. 3 ст. 56 Закона № 2020-XII) | 5 лет с момента получения данных | Передаются |
| 9. Участники, представители участников Общества | |||||
| 9.1. | Извещение о проведении общего собрания участников Общества, направления информации, необходимой для участия в общем собрании участников Общества | Фамилия, имя, отчество; почтовый адрес и (или) адрес электронной почты | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 39 Закона №2020-ХII) | 3 года | Передаются |
| 10. Лица, имеющие право на участие в общем собрании участников Общества и иные лица | |||||
| 10.1. | Извещение о проведении общего собрания участников Общества, направления информации, необходимой для участия в общем собрании участников Общества | Фамилия, имя, отчество; почтовый адрес и (или) адрес электронной почты | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 39 Закона №2020-ХII) | 3 года | Передаются |
| 10.2. | Избрание ревизионной комиссии (ревизора) Общества, досрочное прекращение их полномочий, назначение ликвидатора | Фамилия, имя, отчество; почтовый адрес и (или) адрес электронной почты | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 5, 8 ч. 1 ст. 34 Закона № 2020-ХII) | 3 года | Передаются |
| №/ пп | Цель обработки персональных данных | Перечень обрабатываемых персональных данных | Правовые основания обработки персональных данных / правовые основания трансграничной передачи персональных данных | Срок хранения персональных данных | Трансграничная передача персональных данных |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. Работники Общества | |||||
| 1.1. | Формирование, ведение и хранение личных дел работников | В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 | абз. 8 ст. 6 Закона¹ | После увольнения – 55 лет (п. 673 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №140 «О перечне типовых документов» (далее – Перечень)) | Не передаются |
| 1.2. | Ведение трудовых книжек | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» | абз. 8 ст. 6 Закона (постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. №40 «О трудовых книжках») | Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования, невостребованные – 50 лет) (п. 681 Перечня); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет (п. 683 Перечня) | Не передаются |
| 1.3. | Ведение учета фактически отработанного времени | Фамилия, имя, отчество либо инициалы; занимаемая должность; сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 133 Трудового кодекса Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (далее – ТК)) | Документы об учете рабочего времени – 3 года; журналы учета рабочего времени, табели использования рабочего времени – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась (п.п. 487-489 Перечня) | Передаются |
| 1.4. | Выплата заработной платы | Паспортные данные; сведения о трудовой деятельности; сведения о заработной плате; банковские данные | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 4 ч. 1 ст. 55 ТК) | Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы – 55 лет (п. 204 Перечня); расчетно-платежные ведомости по заработной плате, списки работников на перечисление заработной платы и других выплат на счета в банк – 3 года, при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются. В стране учреждения ООО «Яндекс.Такси» (Российская Федерация) обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных². |
| 1.5. | Командирование | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; паспортные данные; сведения о проездных документах, бронировании гостиниц; иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 94 –95 ТК) | 3 года при служебных командировках за границу –10 лет (п.п. 697, 700, 701 Перечня) | Передаются |
| 1.6. | Ведение внутренней системы контактов | Фамилия, имя; занимаемая должность; номер служебного телефона; номер телефона для экстренной связи; информация о технике, которая выдана работнику для осуществления трудовой деятельности. По своему желанию работник может дополнительно указать: аккаунт в социальной сети Telegram для связи; фотографию; места учебы; дата рождения; марка автомобиля и номер; размер футболки. | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | В течение срока трудовых отношений. Страница во внутренней системе контактов перестает быть активной на следующий рабочий день после увольнения работника. | Передаются |
| 1.7. | Применение мер поощрения | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; иные сведения, послужившие основанием для поощрения | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 196 ТК) | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 209 Перечня) | Передаются |
| 1.8. | Оказание материальной помощи | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; иные сведения, послужившие основанием для выплаты материальной помощи | абз. 8 ст. 6 Закона | Приказы об оказании материальной помощи – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 21.4 Перечня) | Передаются |
| 1.9. | Рассмотрение индивидуальных трудовых споров | Фамилия, имя, отчество; сведения о трудовой деятельности в Обществе; иные сведения, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 235 ТК) | 5 лет после урегулирования спора (п. 495 Перечня) | Не передаются |
| 1.10. | Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника | абз. 8 ст. 6 Закона (главы 14, 37 ТК) | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 21.4 Перечня) | Не передаются |
| 1.11. | Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность работника; иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК, абз. 5 ст. 48 Кодекса Республики Беларусь об образовании от 13 января 2011 г. № 243-З) | В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации) | Передаются |
| 1.12. | Удержание и выплата алиментов | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; сведения о заработной плате; иные сведения, необходимые для произведения удержания, выплат алиментов | абз. 16 ст. 6 Закона³ или абз. 20 ст. 6 Закона⁴ (ч. 1 ст. 105 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье от 9 июля 1999 г. № 278-З, ч. 3 ст. 106 Закона Республики Беларусь от 24 октября 2016 г. № 439-З «Об исполнительном производстве», ч. 1 п. 84 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 апреля 2017 г. № 67 «Об утверждении Инструкции по исполнительному производству») | 3 года при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 1.13. | Возмещение расходов по содержанию детей, помещенных на государственное обеспечение | Фамилия, имя, отчество работника; занимаемая должность; сведения о заработной плате; данные для возмещения расходов (банковские реквизиты для банковского перевода); иные сведения, необходимые для возмещения расходов на государственное обеспечение
| абз. 16 ст. 6 Закона или абз. 20 ст. 6 Закона (п. 8, ч. 2 п. 9 Декрета Президента Республики Беларусь от 24 ноября 2006 г. № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях») | 3 года при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 1.14. | Предоставление трудовых и социальных отпусков | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; даты отпуска; вид отпуска; иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 12 ТК) | Графики трудовых отпусков –1 год (п. 702 Перечня); заявления о предоставлении отпуска – 3 года (п. 679 Перечня); заявления о предоставлении отпусков обучающимся – 55 лет (п. 923 Перечня); приказы о предоставлении трудовых отпусков и отзыве из трудового отпуска – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 21.4 Перечня); приказов о предоставлении социальных отпусков – 55 лет (п. 21.3 Перечня) | Передаются |
| 1.15. | Предоставление налоговых вычетов | Сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих основание для предоставления налогового вычета | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 209, 210, 211 Налогового кодекса Республики Беларусь (Особенная часть) от 29 декабря 2009 г. № 71-З) | Документы о вычетах при удержании подоходного налога – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 226 Перечня) | Передаются |
| 1.16. | Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку | Паспортные данные; занимаемая должность | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 2201 ТК) | 5 лет (п. 986 Перечня) | Передаются |
| 1.17. | Прохождение иного обучения, курсов | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; контактные данные; адрес электронной почты; иные данные, необходимые для заключения договора с соответствующей организацией, проводящей обучение | ст. 5 Закона (согласие) или абз. 16 ст. 6 Закона – при наличии соответствующего заявления работника на прохождение обучающих курсов, подписанного работником или абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 4 ч. 1 ст. 19 Закона Республики Беларусь от 23 июня 2008 г. № 356-З «Об охране труда», п.п. 58, 59 Декрета Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства», ч. 1 п. 15 Инструкции о порядке подготовки работников по вопросам пожарной безопасности и проверки их знаний в данной сфере, утв. постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 21 декабря 2021 г. № 82 «Об обеспечении пожарной безопасности») | 5 лет – для прохождения обучения по вопросам охраны труда (п. 572 Перечня); 5 лет – для прохождения противопожарных тренировок работников (п. 1152 Перечня); документы по прохождению иных курсов и обучения – в течение срока действия договора с соответствующей организацией, проводящей обучение | Передаются |
| 1.18. | Обеспечение участия в конференциях, семинарах и иных мероприятиях | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; контактные данные | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после проведения мероприятия | Передаются |
| 1.19. | Обеспечение участия в корпоративных мероприятиях | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после проведения корпоративного мероприятия | Не передаются |
| 1.20. | Предоставление подарков на праздничные дни, иные мероприятия, проводимые Обществом, в т.ч. оформление доставки подарков на такие мероприятия | Фамилия, имя, отчество; адрес проживания | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после предоставления подарков | Передаются |
| 1.21. | Аттестация работников | В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784 | абз. 8 ст. 6 Закона (Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784) | Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет (п. 705 Перечня), аттестационные листы, характеристики – в течение срока хранения личного дела работника | Не передаются |
| 1.22. | Изменение и прекращение трудового договора, контракта | Фамилия, имя, отчество; сведения о трудовой деятельности; сведения о семейном положении; сведения об образовании; объяснительные и докладные записки; иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора | абз. 8 ст. 6 Закона (главы 3, 4, 9 и 12 ТК) | Трудовые договоры, контракты – 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (п. 676 Перечня); журналы регистрации трудовых договоров, контрактов – 3 года (п. 677 Перечня); приказы о продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма – 55 лет (п. 21.3 Перечня) | Передаются |
| 1.23. | Ведение воинского учета | В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 «Об установлении форм документов воинского учета» | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. №1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе») | Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.) – 5 лет (п. 691 Перечня) Личные карточки – 3 года после увольнения или достижения работником предельного возраста состояния в запасе или признания работника негодными к военной службе по состоянию здоровья (п. 696 Перечня) | Не передаются |
| 1.24. | Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц | В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета» | абз. 8 ст. 6 Закона (постановление Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета») | 5 лет (п. 640.2 Перечня) | Не передаются |
| 1.25. | Оформление документов, необходимых для назначения пенсии | В соответствии со ст. 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» | абз. 8 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII «О пенсионном обеспечении») | До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение | Не передаются |
| 1.26. | Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | Паспортные данные; сведения о трудовой деятельности | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 224 ТК; глава 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530) | 5 лет (п. 532.2 Перечня) | Не передаются |
| 1.27. | Расследование несчастных случаев на производстве | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 6 ч. 1 ст. 55 ТК) | Документы об авариях об авариях, несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки и др.) – 45 лет (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) - постоянно) (п. 532.1 Перечня) Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 лет (п. 533 Перечня) Журналы регистрации несчастных случаев – 45 лет после окончания ведения (п. 590 Перечня) | Не передаются |
| 1.28. | Автоматизация рабочих процессов, в т.ч. обеспечение внутренней коммуникации между работниками и иными лицами | Фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты; занимаемая должность | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | 1 год после увольнения работника | Передаются |
| 1.29. | Обеспечение коммуникации работников и иных лиц через корпоративную почту | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; адрес электронной почты | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | 1 год после увольнения работника | Передаются |
| 1.30. | Ведение единой системы кадрового учета и документооборота | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; адрес электронной почты; номер телефона | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | 1 год после увольнения работника | Передаются |
| 1.31. | Выдача доверенности на представление Общества в отношении с третьими лицами | Фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; паспортные данные; иные сведения необходимые для указания в доверенности | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 49, п. 5 ст.186 Гражданского кодекса Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-З (далее – ГК)) | В соответствии с Перечнем в зависимости от целей выдачи доверенности (совершение сделок, представительство интересов Общества и т.д.) | Передаются |
| 1.32. | Оформление добровольного страхования медицинских расходов | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; занимаемая должность; адрес проживания; контактные данные |
абз. 16 ст. 6 Закона –при наличии соответствующего заявления работника на оформление договора добровольного медицинского страхования | В течение срока действия договора страхования медицинских расходов | Передаются |
| 1.33. | Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц, имущества Общества от противоправных посягательств | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь») | 30 дней | Не передаются |
| 2. Родственники (члены семей) работников Общества | |||||
| 2.1. | Формирование, ведение и хранение личных дел работников | В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 | абз. 8 ст. 6 Закона | После увольнения работника – 55 лет (п. 673 Перечня) | Не передаются |
| 2.2. | Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с трудовым законодательством | Фамилия, имя, отчество родственника работника; степень родства с работником; иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсаций | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК) | В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации) | Передаются |
| 2.3. | Удержание и выплата алиментов | Фамилия, имя, отчество ребёнка, на которого удерживаются алименты; возраст/год рождения ребенка, на которого удерживаются алименты; фамилия, имя, отчество лица, которому выплачиваются алименты; данные для произведения выплат лицу, которому выплачиваются алименты (банковские реквизиты для банковского перевода или адрес пребывания для почтового перевода); иные сведения, необходимые для произведения удержания, выплат алиментов | абз. 16 ст. 6 Закона или абз. 20 ст. 6 Закона (ч.1 ст.105 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье от 9 июля 1999 г. № 278-З, ч. 3 ст.106 Закона от 24 октября 2016 г. № 439-З «Об исполнительном производстве», ч.1 п. 84 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 апреля 2017 г. № 67 «Об утверждении Инструкции по исполнительному производству») | 3 года при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 2.4. | Возмещение расходов по содержанию детей, помещенных на государственное обеспечение | Фамилия, имя, отчество ребенка, помещённого на государственное обеспечение; возраст/год рождения ребенка, помещённого на государственное обеспечение; данные для возмещения расходов (банковские реквизиты для банковского перевода); иные сведения, необходимые для возмещения расходов на государственное обеспечение | абз. 16 ст. 6 Закона или абз. 20 ст. 6 Закона (п. 8, ч. 2 п. 9 Декрета Президента Республики Беларусь от 24 ноября 2006 г. № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях») | 3 года при отсутствии лицевых счетов – 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 2.5. | Предоставление трудовых и социальных отпусков | Сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 12 ТК) | Графики трудовых отпусков –1 год (п. 702 Перечня); заявления о предоставлении отпуска – 3 года (п. 679 Перечня); заявления о предоставлении отпусков обучающимся – 55 лет (п. 923 Перечня); приказы о предоставлении трудовых отпусков и отзыве из трудового отпуска – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 21.4 Перечня); приказов о предоставлении социальных отпусков – 55 лет (п. 21.3 Перечня) | Передаются |
| 2.6. | Предоставление налоговых вычетов | Сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих основание для предоставления налогового вычета | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 209, 210, 211 Налогового кодекса Республики Беларусь (Особенная часть) от 29 декабря 2009 г. № 71-З) | Документы о вычетах при удержании подоходного налога – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 226 Перечня) | Передаются |
| 2.7. | Ведение воинского учета | В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 «Об установлении форм документов воинского учета» | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. №1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе») | Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.) – 5 лет (п. 691 Перечня) Личные карточки – 3 года после увольнения или достижения работником предельного возраста состояния в запасе или признания работника негодными к военной службе по состоянию здоровья (п. 696 Перечня)
| Не передаются |
| 2.8. | Оформление добровольного страхования медицинских расходов | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; адрес проживания; контактные данные | ст. 5 Закона (согласие) или абз. 16 ст. 6 Закона – при наличии соответствующего заявления родственника на оформление договора добровольного медицинского страхования | В течение срока действия договора страхования медицинских расходов | Передаются |
| 2.9. | Ведение единой системы кадрового учета и документооборота | Фамилия, имя, отчество; степень родства с работником | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) | 1 год после увольнения работника | Не передаются |
| 2.10. | Обеспечение участия родственников (членов семьи) работника в корпоративных мероприятиях | Фамилия, имя, отчество; степень родства с работником. | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после проведения корпоративного мероприятия | Не передаются |
| 2.11. | Предоставление подарков на праздничные дни, иные мероприятия, проводимые Обществом, в т.ч. оформление доставки подарков на такие мероприятия | Фамилия, имя, отчество; степень родства с работником. | ст. 5 Закона (согласие) | 1 год после предоставления подарков | Не передаются |
| 3. Лица, оказывающие услуги / выполняющие работы в Обществе по гражданско-правовому договору | |||||
| 3.1. | Заключение гражданско-правового договора | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; перечень (состав) работ, банковские данные; иные данные, необходимые для заключения гражданско-правового договора | абз. 15 ст. 6 Закона⁵ | Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним – 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта (п. 70 Перечня) | Передаются |
| 3.2. | Выплата сумм за выполнение работ (оказание услуг), подлежащих по гражданско-правовому договору | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; сведения о сумме, подлежащей выплате; банковские данные | абз. 15 ст. 6 Закона | 55 лет (п. 206 Перечня) | Передаются |
| 3.3. | Проведение инструктажа, при необходимости – проверки знаний лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности либо требование предоставление документов, подтверждающих прохождение ими подготовки (обучения), инструктажа, медицинского осмотра, если это необходимо для выполнения соответствующих видов работ | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; сведения, содержащиеся в предоставленных лицом документах, иные необходимые сведения в соответствии с видом работ (услуг) | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 3 подп. 1.3 Указа Президента Республики Беларусь от 6 июля 2005 г. № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» (далее – Указ № 314)) | 5 лет (п. 986 Перечня) | Не передаются |
| 3.4. | Изменение и прекращение гражданско-правового договора | Фамилия, имя, отчество; сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения гражданско-правового договора | абз. 15 ст. 6 Закона | Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним – 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта (п. 70 Перечня) | Передаются |
| 3.5. | Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц | В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета» | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 3 подп. 1.1 Указа № 314, постановление Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета») | 5 лет (п. 640.2 Перечня) | Не передаются |
| 3.6. | Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 7 подп. 1.1 Указа № 314, глава 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530) | 5 лет (п. 532.2 Перечня) | Не передаются |
| 3.7. | Расследование несчастных случаев на производстве | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 6 подп. 1.3 Указа № 314) | Документы об авариях об авариях, несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки и др.) – 45 лет (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) - постоянно) (п. 532.1 Перечня) Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 лет (п. 533 Перечня) Журналы регистрации несчастных случаев – 45 лет после окончания ведения (п. 590 Перечня) | Не передаются |
| 3.8. | Автоматизация рабочих процессов в т.ч. обеспечение внутренней коммуникации с работниками и иными лицами | Фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты; перечень (состав) работ | абз. 15 ст. 6 Закона | 1 год после прекращения гражданско-правового договора | Передаются |
| 3.9. | Обеспечение коммуникации с работниками и иными лицами через корпоративную почту | Фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты | абз. 15 ст. 6 Закона | 1 год после прекращения гражданско-правового договора | Передаются |
| 3.10. | Ведение единой системы документооборота | Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; перечень (состав) работ, банковские данные; адрес электронной почты; контактный номер телефона; иные данные, полученные при заключении гражданско-правового договора | абз. 15 ст. 6 Закона | 1 год после прекращения гражданско-правового договора | Передаются |
| 3.11. | Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц, имущества Общества от противоправных посягательств | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь») | 30 дней | Не передаются |
| 4. Кандидаты, в т.ч. в т.ч. соискатели и члены их семей | |||||
| 4.1. | Рассмотрение заявки кандидата на занятие вакантной должности, организация и проведения собеседования с кандидатом | Фамилия, имя, отчество; контактный номер телефона; адрес электронной почты; место проживания; год рождения; сведения об образовании и опыте работы; общедоступные персональные данные (к примеру, размещенные в социальной сети LinkedIn); иные данные, предоставляемые кандидатом, в том числе в сопутствующей переписке | ст. 5 Закона (согласие) или абз. 16 ст. 8 Закона – при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном Обществу и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа или абз. 19 ст. 8 Закона⁶ – при обработке распространённых ранее персональных данных | При принятии на работу – 1 месяц с даты оформления трудовых отношений; документы лиц, не принятых на работу – 1 год (п. 680 Перечня) | Передаются |
| 4.2. | Оформление (приём) на работу | В соответствии со ст. 26 ТК и иными законодательными актами для оформления на работу | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 26 ТК; п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 мая 2014 г. № 5; иные законодательные акты) | После увольнения – 55 лет (п. 673 Перечня) | Передаются |
| 4.3. | Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц, имущества Общества от противоправных посягательств | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республике Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь») | 30 дней | Не передаются |
| 5. Практиканты | |||||
| 5.1. | Оформление и обеспечение прохождения практики в Обществе | Фамилия, имя, отчество; адрес регистрации; контактные данные; сведения об учреждении образования, в котором обучается практикант; иные сведения, необходимые для обеспечения прохождения практики в Обществе | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 4 п. 17 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 3 июня.2010 г. № 860 «Об утверждении Положения о практике студентов, курсантов, слушателей») | Договор об организации производственной практики – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 931 Перечня); документы о прохождении преддипломной практики (характеристики, отзывы и пр.) – 3 года (п. 937 Перечня) | Не передаются |
| 5.2. | Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц, имущества Общества от противоправных посягательств | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. №175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь») | 30 дней | Не передаются |
| 6. Заявители (лица, обратившихся с запросом, подавшие (подающие) обращения в Общество) | |||||
| 6.1. | Рассмотрение замечаний и предложений, вносимых в книгу замечаний и предложений, подготовка и направление ответа на замечание и (или) предложение заявителя | Фамилия, имя, отчество; адрес места жительства (места пребывания); контактный телефон; суть обращения; иные сведения, указанные в обращении | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 9, 12, 28 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») | 5 лет с даты последнего обращения; 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений (п. 89, 91 Перечня) | Не передаются |
| 6.2. | Рассмотрение письменного (иного, нежели замечание или предложение, вносимое в книгу замечаний и предложений) или устного обращения заявителя-физического лица | Фамилия, имя, отчество; адрес места жительства (места пребывания); личная подпись – при подаче заявителем письменного обращения контактный телефон, суть обращения, иные сведения, указанные в обращении, сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих полномочия представителя, – при подаче заявления представителем заявителя | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 9, 12, 28 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») | 5 лет ЭПК⁷ с даты последнего обращения; Предложения по улучшению деятельности Общества – постоянно (п. 85 Перечня) | Передаются |
| 6.3. | Рассмотрение письменного (иного, нежели замечание или предложение, вносимое в книгу замечаний и предложений) или устного обращения заявителя, подающего обращение от юридического лица | Фамилия, имя, отчество (полностью либо инициалы руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения); личная подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения – при подаче заявителем письменного обращения; иные сведения, включенные в обращение заявителем; сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих полномочия представителя, – при подаче заявления представителем заявителя | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 9, 12, 28 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») | 5 лет ЭПК с даты последнего обращения; предложения по улучшению деятельности Общества – постоянно (п. 85 Перечня) | Передаются |
| 6.4. | Осуществление административных процедур | В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 14 и 15 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур») | 5 лет (п. 100, 101, 104 Перечня) | Передаются |
| 7. Контрагенты Общества | |||||
| 7.1. | Направление, получение и обсуждение предложений о сотрудничестве | Контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты); иные сведения, указанные контрагентом в сопутствующей переписке | абз. 15 ст. 6 Закона – при ведении коммуникации с контрагентом-физическим лицом и индивидуальным предпринимателем или абз. 20 ст. 6 Закона – при ведении коммуникации с представителями контрагента – юридического лица (ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК) | Переписка о заключении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 70, 71 Перечня); если договор не подписывался – 1 год с даты последнего сообщения в рамках переписки с контрагентом | Передаются |
| 7.2. | Ведение коммуникации в рамках подписываемых/подписанных между Обществом и контрагентом договоров | Фамилия, имя, отчество; контактные данные; должность; иные сведения, указанные контрагентом в сопутствующей переписке | абз. 15 ст. 6 Закона – при ведении коммуникации с контрагентом-физическим лицом и индивидуальным предпринимателем или абз. 20 ст. 6 Закона – при ведении коммуникации с представителями контрагента – юридического лица (ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК) | Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 70, 71 Перечня) | Передаются |
| 7.3. | Заключение, изменение, исполнение, расторжение договора | Фамилия, имя, отчество контрагента-физического лица, представителя и (или) работника контрагента-юридического лица или индивидуального предпринимателя; данные документа, удостоверяющего личность лица, подписывающего договор (для контрагентов-физических лиц и индивидуальных предпринимателей); адрес регистрации, контактные данные; банковские реквизиты; информация о налоговом резидентстве; документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора и иных документов от имени контрагента; иные данные, предоставляемые контрагентом для заключения договора и в рамках его исполнения | абз. 15 ст. 6 Закона – при заключении, изменении, исполнении, расторжении договора с контрагентом-физическим лицом и индивидуальным предпринимателем или абз. 20 ст. 6 Закона – при заключении, изменении, исполнении, расторжении договора с представителями контрагента – юридического лица (ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК) | Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним – 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта (п. 70 Перечня) |
Передаются |
| 7.4. | Ведение единой системы документооборота | Фамилия, имя, отчество; адрес регистрации – для индивидуального предпринимателя; фамилия, имя, отчество; занимаемая должность; адрес регистрации (проживания); паспортные данные | абз. 15 ст. 6 Закона – при ведении документооборота в отношении контрагентов-физических лиц и индивидуальных предпринимателей или абз. 20 ст. 6 Закона – при ведении документооборота в отношении представителей контрагента – юридического лица (ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК) | 1 год после прекращения договора
| Передаются |
| 8. Аффилированные лица Общества | |||||
| 8.1. | Определение круга аффилированных лиц, ведение учета аффилированных лиц, ведение списка аффилированных лиц | Фамилия, имя, отчество; основание (основания), в силу которых лицо признается аффилированным; доля аффилированного лица в уставном фонде Общества | абз. 20 ст. 6 Закона (ч. 3 ст. 56 Закона № 2020-XII) | 5 лет с момента получения данных | Передаются |
| 8.2. | Направление уведомлений, предоставление информации из списка аффилированных лиц по запросу аффилированного лица | Фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и (или) адрес электронной почты | абз. 20 ст. 6 Закона (ч. 3 ст. 56 Закона № 2020-XII) | 5 лет с момента получения данных | Передаются |
| 9. Участники, представители участников Общества | |||||
| 9.1. | Извещение о проведении общего собрания участников Общества, направления информации, необходимой для участия в общем собрании участников Общества | Фамилия, имя, отчество; почтовый адрес и (или) адрес электронной почты | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 39 Закона №2020-ХII) | 3 года | Передаются |
| 10. Лица, имеющие право на участие в общем собрании участников Общества и иные лица | |||||
| 10.1. | Извещение о проведении общего собрания участников Общества, направления информации, необходимой для участия в общем собрании участников Общества | Фамилия, имя, отчество; почтовый адрес и (или) адрес электронной почты | абз. 20 ст. 6 Закона (ст. 39 Закона №2020-ХII) | 3 года | Передаются |
| 10.2. | Избрание ревизионной комиссии (ревизора) Общества, досрочное прекращение их полномочий, назначение ликвидатора | Фамилия, имя, отчество; почтовый адрес и (или) адрес электронной почты | абз. 20 ст. 6 Закона (абз. 5, 8 ч. 1 ст. 34 Закона № 2020-ХII) | 3 года | Передаются |
¹ Абз. 8 ст. 6 Закона предусматривает обработку персональных данных при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством).
² Во всех случаях трансграничной передачи персональных данных данные передаются в Российскую Федерацию.
³ Абз. 16 ст. 6 Закона предусматривает обработку персональных данных при обработке, когда они указаны в документе, адресованном Обществу и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа.
⁴ Абз. 20 ст. 6 Закона предусматривает обработку персональных данных в случаях, когда обработка является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.
⁵ Абз. 15 ст. 6 Закона предусматривает обработку персональных данных при получении персональных данных Обществом на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором.
⁶ Абз. 19 ст. 8 Закона предусматривает обработку персональных данных в отношении распространенных ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных.
⁷ ЭПК – экспертно-проверочная комиссия. Отметка «ЭПК», указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.